CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ

1.   Chức năng.

Tham mưu cho Hiệu trưởng; chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý các công tác: Hành chính, tổng hợp, kế hoạch, pháp chế, hoạt động Văn phòng Ban Giám hiệu, hoạt động của tổ xe ô tô và các hoạt động dịch vụ được giao.

2.    Nhiệm vụ.

2.1  Công tác hành chính.

- Tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan. Đặt và phân phối báo, tạp chí cho các đơn vị.

- Quản lý, sử dụng con dấu và các công văn giấy tờ của Trường theo quy định của Nhà nước.

- Tổ chức công tác lưu trữ và quản lý các văn bản, tài liệu theo pháp lệnh về công tác lưu trữ.

- Cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho cán bộ viên chức và lao động hợp đồng được cử đi công tác. Xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Trường.

- Phối hợp với các đơn vị trong Trường theo dõi, đôn đốc thực hiện quy chế làm việc và các chủ trương kế hoạch công tác của Hiệu trưởng.

- Quản lý, sử dụng các phòng họp, phòng khách của Nhà trường; tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với Trường; tổ chức lễ tân đối với khách đến làm việc tại Trường và các cuộc họp của Trường.

- Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Trường.

- Lãnh đạo Phòng có trách nhiệm tham dự đầy đủ các buổi họp, hội nghị do Ban Giám hiệu chủ trì theo quy định.

2.2  Công tác tổng hợp kế hoạch.

- Lập kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Trường. Lập các báo cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm học của Trường và nhiệm kỳ công tác của Hiệu trưởng... theo yêu cầu của Hiệu trưởng và cấp trên.

- Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

- Cập nhật thông tin từ các đơn vị trong Trường để xử lý, tham mưu cho Hiệu trưởng điều hành công tác chung của Trường.

- Cung cấp thông tin  kịp thời, đầy đủ về hành chính, tổng hợp, kế hoạch và công tác pháp chế cho bộ phận quản trị mạng.

2.3  Công tác pháp chế

- Tư vấn cho Hội đồng Trường, Hiệu trưởng về vấn đề pháp lý trong các hoạt động của Nhà trường theo pháp luật và nguyên tắc pháp chế.

- Tham gia tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, quy định của Nhà trường cho cán bộ viên chức, người học.

- Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Trường, cán bộ viên chức và người học.

- Chịu trách nhiệm về thể thức, tính pháp lý và trình ký của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành. Theo dõi phát hiện và có biện pháp cải cách các thủ tục hành chính trong Trường.

- Chuẩn bị ý kiến tham gia đóng góp xây dựng pháp luật theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước.

- Ký xác nhận tính pháp lý của các hợp đồng do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Hội đồng trường, Hiệu trưởng quyết định.

- Phối hợp với các đơn vị kiểm tra việc thực hiện quy định của pháp luật, quy định của Nhà trường và kiến nghị các biện pháp xử lý vi phạm.

2.4  Hoạt động của Văn phòng Ban Giám hiệu.

- Đón tiếp khách đến liên hệ công tác với Ban Giám hiệu.

- Chuẩn bị các văn bản, tham dự các buổi họp do Ban Giám hiệu chủ trì, ghi chép biên bản, soạn thảo các kết luận, thông báo của Ban Giám hiệu tại buổi họp, hội nghị gửi đến các đơn vị trong và ngoài trường.

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Trường tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Ban Giám hiệu giao.

- Tham mưu, đề xuất nội dung làm việc của Ban Giám hiệu với các Bộ, Ngành, cơ quan, đơn vị trong và ngoài Trường.

- Chuẩn bị các nội dung, các điều kiện cơ sở vật chất khác phục vụ các cuộc họp giao ban của Ban Giám hiệu.

2.5  Hoạt động của tổ xe ô tô.

- Quản lý sử dụng xăng, điều động xe, lái xe phục vụ công tác đúng mục đích, đúng đối tượng, thời gian, đảm bảo hiệu quả và an toàn.

- Xác nhận đề nghị thanh toán xăng dầu cho lái xe theo định mức quy định sau khi đã hoàn thành chuyến đi, có giải trình quãng đường và chữ ký của người dùng xe.

- Quản lý, điều hành phương tiện giao thông vận tải của Trường phục vụ các chuyến đi công tác của Trường, của các đơn vị theo quy định của Nhà nước và Nhà trường.

- Lập kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa ô tô. Phối hợp với phòng Quản trị - Thiết bị, Tài chính - Kế toán kiểm tra định kỳ, xác định tình trạng xe, mức độ hư hỏng để tư vấn cho Hiệu trưởng quyết định bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng. Việc thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng định kỳ phải thực hiện tại cơ sở do Trường ký hợp đồng.

2.6  Các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

* Quản lý nhà khách A1:

- Đảm bảo nơi ở cho Cán bộ viên chức trẻ theo quy định của Nhà trường đồng thời tổ chức khai thác tốt một số phòng còn lại theo phương châm lấy thu bù chi.

- Duy tu, kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất, số lượt cán bộ viên chức, học viên cao học nghỉ tại nhà khách A1 và việc thực hiện khai báo tạm trú, tạm vắng theo quy định.

- Kiểm tra định kỳ về an toàn cháy nổ, an toàn điện, vệ sinh môi trường và việc thực hiện nội quy của nhà khách A1.

- Báo cáo thu chi tài chính nhà khách A1 theo đúng quy định về quản lý thu, chi của Nhà trường.

* Khu dịch vụ:

- Duy trì hoạt động của khu dịch vụ tại tổ dân phố Nông Lâm.

- Tiếp nhận, phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý hồ sơ đăng ký của các bên B trình Hiệu trưởng xét duyệt. Trong trường hợp phải đấu thầu thì chuẩn bị theo quy trình đấu thầu để tổ chức đấu thầu.

- Phối hợp với các đơn vị  liên quan biên soạn và thương thảo với các bên B hợp đồng trước khi trình Hiệu trưởng ký.

- Giám sát, đôn đốc bên B thực hiện đúng mục đích, nội dung, hoạt động dịch vụ, tiến độ và nghĩa vụ tài chính đã thỏa thuận trong hợp đồng. 

- Kiểm tra đôn đốc việc chấp hành quy định về trật tự an toàn xã hội và vệ sinh môi trường trên địa bàn khu dân cư nói riêng và Nhà trường nói chung.

- Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện an toàn cháy nổ, an toàn vệ sinh thực phẩm, quy định hoạt động, bán hàng theo hợp đồng đã đăng ký .

- Báo cáo định kỳ hàng tuần về các hoạt động của khu dịch vụ với lãnh đạo phòng, chuẩn bị các phương án xử lý kịp thời khi có sự việc xảy ra.